Règlement intérieur

Voté lors de l’AGO de 2012, rectifié lors de l’AGE du 28 05 2015

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TITRE I.- MEMBRES

Article 1.- Adhésion.

La demande d’adhésion de l’association doit être transmise à PAA, avec les documents suivants :
Statuts, Attestation de déclaration en préfecture, composition du C.A, composition du bureau, compte-rendu de la dernière A.G ou de l’AG de constitution, rapports moral et d’activité, ainsi que tout document présentant le projet et les activités de l’association.
Le C.A. de PAA, donne délégation au Bureau pour procéder à l’instruction des demandes d’adhésion. Celles-ci sont instruites conformément à l’art. 4 du Titre 1 des statuts.
En préalable, la vérification administrative de la demande est effectuée par les services de PAA qui contrôle la présence et la validité des documents. Ils procèdent aux relances nécessaires.
Dans le cadre de l’instruction, le Bureau effectue la présélection des demandes en émettant un avis favorable ou défavorable. Il appartient au CA d’entériner ou pas les demandes d’adhésion qui lui seront toutes présentées. Les services de PAA informeront les demandeurs en sachant que le CA n’a pas à justifier ses refus.

Article 2.- Renouvellement des administrateurs.

Les candidats déclarés, proposés par les associations, doivent faire parvenir leur candidature, accompagnée d’une lettre de motivation et de leurs références associatives, au Bureau, au plus tard 20 jours avant l’A.G.
Il appartient au Bureau de procéder à la validation des candidatures selon les mêmes critères que ceux de l’art. 1 du RI.
Par référence associative et lettre de motivation, on entend :
– le courrier du Président présentant son association ainsi que son représentant. Ceux-ci devront être présents physiquement, (le président pouvant être exceptionnellement représenté) lors de la présentation de candidature à l’A.G.
Les candidats sont élus à la majorité simple des votes exprimés lors de l’AG. En cas d’égalité du nombre de voix, le candidat est retenu en tenant compte de la parité homme/femme et par tirage au sort en cas de besoin.
Le président de l’association dont l’un de ses membres est devenu administrateur, se doit d’informer le/la président/e de PAA, du retrait du mandat de son représentant, pour quelque cause que se soit, ou en cas de démission de son association. Cette information devra être portée à la connaissance du président de l’association lors du dépôt de candidature de son représentant.
De ce fait son siège devient vacant.

Article 3 – Radiation-Exclusion. (Art. 6 alinéa 2 des statuts)

1) – L’exclusion d’un administrateur, pour motif grave, est prononcée par le CA après convocation et entretien, devant le Bureau, du président de l’association représentée et de l’administrateur concerné.
L’exclusion de l’administrateur n’implique pas la radiation de son association de PAA.

2) – La radiation d’une association membre de PAA, pour motif grave, est prononcée par le CA, après convocation et entretien avec le président, ou le représentant qualifié de l’association devant le Bureau.
La radiation d’une association implique obligatoirement l’exclusion de son représentant du CA.

Article 4 – Membres associés.

Conformément aux statuts, les modalités de désignation des membres associés doivent être fixées par le règlement intérieur. La liste des structures appelée à présenter un candidat est fixée statutairement. (Alinéa 3 du titre 2)

Sont concernés :

Bassin de vie : PAA souhaite que chaque Bassin de Vie possède un représentant au sein de son Conseil.   Les délimitations de chaque bassin de vie sont celles instituées par la Communauté du Pays d’Aix. Il appartient aux communes concernées de désigner, son représentant. PAA, informera et sollicitera, le moment venu, l’ensemble des communes concernées. Il appartiendra à la commune phare du bassin de vie de désigner son représentant au CA de PAA ; celle-ci aura pour tâche d’informer et de solliciter le moment venu l’ensemble des communes concernées.

Maison aixoise de l’étudiant ou tout représentant d’une association de jeunesse : Toute association représentative du monde de la jeunesse est autorisée à présenter un candidat.

Entreprise : Toute association représentative du monde de l’entreprise est autorisée à présenter un candidat.

TITRE II – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Article 1.- Organisation.
Les convocations sont adressées au minimum 15 jours avant l’A.G. par courrier ou par courriel. Les différents documents – rapports d’activités – financier pourront être consultés sur le site internet de PAA 15 jours avant la date fixée pour l’A.G.
Le droit de vote est acquis aux adhérents à jour de leur cotisation au 31/12 de l’exercice écoulé. (Par ex pour 2013, à jour au 31/12/2012). Aucune régularisation ne peut avoir lieu le jour de l’AG. Les adhérents de l’année de l’A.G. peuvent assister à l’assemblée mais sans droit de vote. (Par ex : en 2013, les nouveaux adhérents ne pourront voter qu’en 2014).
Chaque membre ne dispose que d’une seule voix et ne peut être détenteur que de 3 pouvoirs.
Les membres du bureau répartissent les pouvoirs adressés à PAA sans destinataires, en priorité aux membres présents du CA puis à défaut aux adhérents présents.
Les administrateurs avec l’appui des salariés organisent la tenue de l’AG (accueil, animation, logistique, etc)

TITRE III – CONSEIL d’ADMINISTRATION
Dans le strict respect de l’article 3 des statuts, le CA organe de créativité, de réflexion, d’échanges de compétences et d’idées  définit le PROJET de PAA,  c’est à dire les orientations, les actions et les commissions nécessaires à leur mise en œuvre. Les projets sont travaillés par les administrateurs inscrits dans les commissions thématiques. Les salariés, concernés par le sujet, peuvent être  invités à participer.
Les travaux, une fois aboutis, sont présentés au CA pour validation.
Ensuite, la direction a pour mission de mettre en place ceux-ci conformément aux décisions du CA. Le directeur assiste le Président en qualité de technicien en fonction des points de l’ordre du jour qui le nécessitent.

Article 1.- Convocation.
Le CA suivant l’A.G. se tient le jour même, au plus tard dans les 10 jours qui suivront.
L’élection du Président et des membres du bureau a lieu à bulletin secret après avoir entendu la profession de foi des candidats. Ce CA valide le calendrier prévisionnel des tenues des CA et Bureaux du semestre.
Un administrateur ne peut postuler à la fonction de Président ou de Vice-président qu’à partir de la 2ième année de son 1er mandat.
Le Bureau se réunit une fois par mois et le CA  6 fois par an au moins.
Les convocations contiennent l’ordre du jour, le PV du CA précédent et tous les éléments d’appréciation nécessaires à éclairer les décisions des membres du CA en fonction de l’ordre du jour. Ceux-ci sont également accessibles sur l’espace administrateur du site internet de PAA.
Les convocations sont adressées par mail, par le Président, au plus tard 10 jours avant la date du C.A.

Article 2.- Absences.
Les membres du C.A. doivent, en cas d’absence, informer le Président et donner pouvoir à un administrateur/trice.
Chaque administrateur/trice, ne peut détenir qu’un seul pouvoir.
Les absences non signalées auprès du Président/e, entraîneront l’application de l’article 13 alinéas 4 des statuts après avis du CA « Tout membre du Conseil d’Administration qui aura manqué sans excuse, trois réunions consécutives, sera considéré comme démissionnaire. Il sera remplacé conformément aux dispositions de l’article 11 des statuts. ». La décision sera notifiée à la personne intéressée mais également à l’association adhérente dont elle est membre. Son poste vacant sera remplacé selon les modalités prévues pour les vacances de membres élus au CA.

En cas d’absences répétées même excusées (au-delà de 3 CA), l’administrateur concerné peut être exclu après avoir été entendu par le bureau. La décision sera validée par le CA suivant.
Son poste vacant sera remplacé selon les modalités prévues pour les vacances de membres élus au CA.

Article 3.- Missions spécifiques.

article 13 –dernier alinéa des statuts de 2009 : « Le Conseil d’administration peut déléguer aux membres du Bureau des missions spécifiques. Il définit le règlement intérieur et l’actualise si nécessaire. »
Le C.A. peut, lors de ses réunions mais également sur proposition du bureau, confier des missions spécifiques liées à l’objet et au projet de PAA, aux administrateurs/trices. Ces missions peuvent faire l’objet d’une commission. Il en est rendu compte devant le CA; Chaque administrateur choisit d’en prendre la charge ou de participer à ces missions.

Article 4 – vacances d’un poste d’administrateur

Article 11 des statuts : En cas de vacance, le Conseil d’Administration pourvoit, éventuellement, au remplacement de ses membres par cooptation. La durée de leur mandat prend fin à la date de l’Assemblée Générale de l’exercice en cours.

En cas de démission ou vacance, en cours de mandat d’un poste d’administrateur/trice, le CA peut pourvoir à son remplacement en incorporant le candidat suivant dans la liste des candidats soumis au vote de l’Assemblée Générale précédente, en fonction du nombre de voix obtenu. La durée de son mandat est celle de l’administrateur remplacé.
La personne est alors cooptée par le Bureau sous réserve qu’elle représente toujours l’association pour laquelle elle s’était portée candidate, que celle-ci soit à jour de son adhésion à PAA, ce qui sera vérifié par la direction.  Celle-ci effectuée, le Président l’informera par courrier de sa nomination au poste d’administrateur de PAA.
A défaut, l’article 11 des statuts s’applique.
Dans les 2 cas, la durée de son mandat prend fin à la date de l’Assemblée Générale de l’exercice en cours.

TITRE IV – BUREAU

Voir articles 12-13-14 – dernier alinéa des statuts de 2009
Article 12 : Les missions des membres du Bureau sont inscrites dans le Règlement intérieur.
Article 13 : Les missions des membres du Conseil d’administration sont inscrites dans le Règlement intérieur.
Article 14 : Le Conseil d’administration peut déléguer aux membres du Bureau des missions spécifiques.
Il définit le règlement intérieur et l’actualise si nécessaire.

Missions des membres du bureau

Le Président/e établit l’ordre du jour des CA et des bureaux.
Assisté de la commission Personnel et du bureau, le Président

  • assure la gestion du personnel en étroite collaboration avec la direction
  • fixe les missions et les délégations de pouvoir de la direction et des administrateurs.
  • convoque un Bureau exceptionnel pour examen, au cas où il y aurait matière, à sanction voire à licenciement à l’encontre d’un salarié. Il met en œuvre la décision prise par le bureau validée par le CA.

Il rend compte au CA des décisions et propositions du bureau. (La délégation de pouvoirs désigne le processus par lequel un responsable délègue des tâches à un subordonné. Il s’agit généralement de tâches moins importantes que d’autres, mais qui peuvent être urgentes ou dont le responsable ne souhaite pas y consacrer du temps)
Les contrats de travail (CUI et les CDD supérieurs à 6 mois) devront être validés par le Bureau et portés à la connaissance du CA suivant.
Tous les contrats de travail sont validés par le CA ainsi que toutes les augmentations de salaire.

Les Vice-présidents/es) assistent le Président/e dans toutes ses missions et peuvent se voir confier des missions spécifiques par délégation de pouvoir en cas d’absence de celui-ci.
Ils/elles peuvent accompagner le président ou le directeur dans les rencontres, les prises de contact, les discussions menées par PAA.
Ils/elles ont spécifiquement à charge les relations avec le Réseau National des Maisons des Associations conjointement avec le directeur de PAA et le Président.
Leur fonction essentielle est de représenter le Président en cas d’empêchement et d’assurer en tous lieux et toutes circonstances la représentativité de PAA

Le/la Secrétaire assisté(e) de son adjoint(e), procède à l’élaboration des PV des CA, de toutes réunions statutaires et à la rédaction de tout document administratif nécessaire. Il peut être également assisté d’un salarié. Le PV des CA est remis au président et au Bureau avant diffusion aux administrateurs dans les 15 jours suivant le CA.
Il assiste le Président pour établir le rapport d’activités.

Le/la Trésorier(e) assisté(e) de son adjoint(e), assure le suivi du contrôle de la gestion comptable et financière, en collaboration avec le Président, la commission Finances, la direction et le cabinet d’expertise comptable, quant il existe. Il s’adjoint les services de tout professionnel compétent. Il assure le lien avec le Commissaire aux comptes.  Il peut être également assisté d’un salarié.
Il établit le rapport financier et le soumet au vote de l’Assemblée Générale.

TITRE V – RELATIONS ADMINISTRATEURS ET PERSONNEL

Le/la Président(e), le Bureau et le Conseil d’Administration mettent en œuvre le projet associatif en lien avec la direction, les ressources humaines, la comptabilité et les personnels de l’accueil, soit l’ensemble du personnel.

Le/la directeur/trice en lien avec le/la Président/e, le Bureau et le Conseil d’Administration, réalise la mise en œuvre du projet associatif, dans le respect des valeurs identitaires de Pays d’Aix Associations et dans le respect de la mission confiée par le CA.
Sous l’autorité directe du/de la Président/e de l’Association, il exerce la responsabilité du fonctionnement général et la responsabilité hiérarchique de l’ensemble des salariés de l’Association.

Les missions de l’ensemble du personnel sont sous l’autorité directe de la direction, et du/de la Président/e de l’Association.

Afin de participer à la mise en œuvre du projet associatif défini par le Conseil d’Administration, le personnel peut être amené à participer à des missions exceptionnelles.