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MESURES SANITAIRES ET GOUVERNANCE DE L’ASSOCIATION – Vos CA et vos AG dans la période Actuelle

La crise sanitaire liée au COVID-19 limite les circulations et les réunions à 10 personnes, comment faire fonctionner une Association dans ces conditions ? Des ordonnances du 25 mars 2020 applicables aux associations, mutuelles, coopératives (Association – Institutions Sans But Lucratif) ainsi qu’aux fondations et fonds de dotation organisent la possibilité de délibérer sous une forme dématérialisée.

Traditionnellement ou légalement, beaucoup de réunions de Conseil d’administration et d’Assemblée Générale doivent se tenir avant le 30 juin, pour procéder à l’approbation des comptes arrêtés au 31 décembre de l’année précédente, et ainsi, éventuellement, les présenter aux Collectivités qui ont financé vos actions. Comment faire durant l’ « Etat d’Urgence Sanitaire » ?

  1. RÈGLES APPLICABLES AU SECTEUR DES Association COMPTE TENU DE LA SITUATION COVID-19

La date de l’Assemblée Générale d’une association est en général décidée par son Bureau, en tenant compte de ce que disent les Statuts. En général il est parfaitement possible à une association de déplacer la date de la tenue de son AG, et c’est particulièrement le cas en raison des circonstances actuelles.

1.1.2. Maintien de l’Assemblée Générale sous forme dématérialisée

Depuis le 25 mars 2020 et jusqu’à nouvel ordre, il est parfaitement possible de tenir une Assemblée Générale sous une forme dématérialisée dans le cadre du dispositif COVID-19 (Ord. n°2020-321 du 25 mars 2020, art. 3 à 6).

L’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 autorise la tenue des Assemblées sans que les membres assistent physiquement à la séance. Ce dispositif exceptionnel rappelle qu’il est indispensable de permettre aux Assemblées Générales de statuer sur les décisions relevant de leur compétence et dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur le fonctionnement de l’association.

Si l’ordonnance dispense les associations de tenir physiquement des Assemblées Générales, ces organismes doivent naturellement continuer à respecter les obligations légales et statutaires qui leur sont applicables  ainsi que les droits des membres (droit de vote ; droit de poser des questions) car ils restent inchangés.

1.1.3. Organe compétent pour décider de délibérer sous la forme dématérialisée

En application de l’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 précitée, l’organe compétent pour convoquer (en général le Président de l’association, en accord avec le Conseil d’administration) peut décider que l’Assemblée Générale se tiendra sans que les membres, ni les autres personnes ayant le droit d’y assister, ne soient présents physiquement.

Ce sera à lui de choisir le mode de dématérialisation auquel il souhaite recourir (cf. infra 2.2.1. et 2.2.2.).

  1. a) Modes de dématérialisation : Il convient de distinguer :

–          le vote en ligne (avec consultation écrite),

–          les votes à distance (votes électroniques),

–          les visioconférences (exemples : Zoom, Skype, GoToMeeting

–          les procédés de signature électronique.

L’article 6 assouplit le recours à la consultation écrite des Assemblées Générales en la rendant possible « sans qu’une clause des statuts (…) ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer. » (par dérogation à la jurisprudence applicable : Cass. 1ère civ. 25 janv. 2017, n°15-25.561).

Pour tous les autres modes de dématérialisation, compte tenu de l’esprit de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 et du I de l’article 5 de cette même ordonnance, la même logique s’applique.

Pour les associations ou fondations reconnues d’utilité publique qui ont adopté les statuts-types de vigueur, dans leur version proposée du 19 juin 2018, cette possibilité de délibérer sous une forme dématérialisée s’applique aussi.

  1. b) Moyens techniques utilisés : Quel que soit le moyen technique utilisé, celui-ci doit garantir l’intégrité et la qualité des débats ; à défaut, l’association ne saurait recourir auxdits moyens.
  2. c) Devoir d’information préalable des membres : L’association doit communiquer aux membres les documents ou informations leur permettant de délibérer en toute connaissance de cause. Cette communication peut désormais être effectuée par message électronique, sous réserve que les membres aient indiqués leur adresse électronique.
  3. d) Modalités de convocation : Si la convocation de l’Assemblée Générale a déjà été expédiée, avant la décision de recourir aux techniques de dématérialisation, les membres doivent en être informés par tous les moyens 3 jours ouvrés au moins avant la date de cette Assemblée Générale, sans préjudice des formalités restant à accomplir à la date de cette décision.

Ainsi les formalités de convocation ne sont pas à recommencer à cause cette modification du lieu de l’Assemblée ou des modes de participations, et ce n’est donc pas une irrégularité de convocation.

  1. e) Modalités de délibération : quorum et majorité : Il vous faut informer dans la convocation que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres des Assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle, et dont l’identification est possible durant l’AG.

Les autres personnes ayant le droit d’assister aux séances des Assemblées peuvent y assister par les mêmes moyens.

  1. f) Retranscription des délibérations : Les moyens techniques mis en œuvre doivent au moins transmettre la voix des participants et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

En résumé : Les délibérations au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle sont possible, d’une manière étendue.

Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s’y opposer, sont réputés présents aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, leurs membres qui y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective.

Ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Ces dispositions sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer.

1.1.4 Sur les règles spécifiques en matière d’approbation des comptes : prolongation des délais de 3 mois.

Normalement, pour les associations ayant l’obligation d’établir des comptes annuels et de les soumettre, avec le rapport de gestion, à l’approbation de l’Assemblée Générale au plus tard dans les trois mois de la clôture de l’exercice, ce délai de trois mois ne peut être prolongé, en principe, qu’à la demande du représentant légal de l’association, par ordonnance du président tribunal judiciaire statuant sur requête (C. com. art. R 612-2 modifié).

Mais l’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020, compte tenu de la crise sanitaire, laisse un délai supplémentaire de 3 mois, soit jusqu’au 30 septembre 2020, pour réaliser les obligations relatives à l’établissement et l’approbation des comptes.

  1. PRÉCONISATIONS EN MATIÈRE DE DÉLIBÉRATION A DISTANCE

 2.1. Adaptez votre Association aux circonstances

Etant données les restrictions imposées par la situation sanitaire liée au COVID-19 devaient perdurer, vous avez le choix :

–          soit de reporter vos réunions prévues, et de les tenir jusqu’au 30 septembre prochain,

–          soit de délibérer par voie dématérialisée conformément aux dispositions décrites ci-dessus.

A cet effet, il importe de vérifier ce que prévoient vos statuts et règlement intérieur en matière de tenue d’Assemblée Générale et d’organisation de réunions des organes consultatifs ou de gestion.

Si certaines modalités statutaires ou règlementaires de fonctionnement interne semblent adaptées à la mise en œuvre d’un procédé de vote à distance, il importe de continuer d’en faire application de façon habituelle et rigoureuse.

Si tel n’est pas le cas, il appartiendra préalablement au conseil d’administration, de tenir compte des règles de fonctionnement des Assemblées Générales intégrant un dispositif de délibérations par voie dématérialisée.

Vous pouvez par exemple compléter le règlement intérieur de votre associations avec ces dispositions issues de l’Ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 et en y décrivant le moyen que vous avez choisi.

Pour s’assurer de la régularité de ces décisions et afin de limiter les risques de remises en cause des décisions prises par les instances (pour des questions de régularité – prescription : 5 ans), dans ces conditions exceptionnelles, il est essentiel de conserver les preuves des modalités de prise de décisions. Informez votre Conseil d’administration, débattez sincèrement, votez clairement, consignez dans un PV la délibération et les résultats des votes.

2.2. Indépendamment des circonstances, votre Association doit continuer à délibérer dans des conditions correctes :

Sur le plan de la régularité des décisions à prendre, il conviendra en outre de pouvoir démontrer la qualité des moyens techniques mis en œuvre, c’est-à-dire :

  • mentionner dans les convocations et les procès-verbaux l’outil de communication audio ou vidéo utilisé,
  • s’assurer que l’ensemble des membres dispose techniquement de la possibilité de délibérer sous une forme dématérialisée (e-mail, téléphone, ordinateur compatible avec le logiciel utilisé…),
  • vérifier que les membres ont tous les compétences nécessaires pour utiliser leur matériel informatique et, surtout, mettre en place les solutions techniques de vote à distance,
  • disposer d’une justification des présences : impressions d’écran, enregistrement des échanges, copie de messages dans les outils de « chat »,
  • organiser un enregistrement audio ou vidéo des votes émis et des résultats des différents scrutins,
  • conserver la fiche technique de l’outil utilisé.

En outre, comme pour toute réunion de vos instances, il s’agira de :

  • s’assurer que tous les membres ont bien été convoqués (prévoir de demander un accusé de réception pour toute convocation par e-mail),
  • s’assurer que l’ensemble des documents, devant être transmis aux membres préalablement à la réunion, est bien expédié ou disponible, aux membres (vérifier que le volume des documents ne dépasse pas la capacité de réception des membres ; et au besoin utiliser une solution de type WeTransfer),
  • pour les votes, quel que soit le moyen choisi, respecter le quorum (s’il existe) et les règles de majorité prévues dans les statuts ou le règlement intérieur,
  • s’assurer de la comptabilisation des mandats de représentation et des pouvoirs,
  • rédiger des procès-verbaux qu’il conviendra de faire signer dans les formes ordinaires.

Vous pouvez même demander au début du CA et de l’AG de valider les modalités de vote à distance.

2.3. Concernant le renouvellement des mandats d’administrateurs

Sur cette question, comme sur celle de la tenue de l’AG, vous devez décider :

–          soit de repousser la tenue de cette réunion, de la réunir physiquement avant le 30 septembre, et d’y procéder aux élections des administrateurs comme à votre habitude,

–          soit à procéder à l’élection par la voie dématérialisée dans les conditions ci-avant décrites.

Dans l’hypothèse où la première option serait retenue, il faudrait proroger à titre exceptionnel les mandats des administrateurs actuellement en poste, jusqu’aux plus prochaines réunions susceptibles de se tenir valablement. Pour cela, prenez une délibération en CA, en ce sens.

2.4. Concernant la fixation des cotisations

Si votre Association rencontre des difficultés indépendantes de sa volonté et remplissant les cas de force majeure (selon les critères d’imprévisibilité, irrésistibilité et d’extériorité en application de l’article 1218 du Code civil) liées à la crise sanitaire actuelle, il n’empêche que cette dernière est néanmoins en mesure de poursuivre ses activités statutaires, même de façon dérogatoire ou à distance.

Dans ces conditions, les membres peuvent maintenir normalement leurs engagements pour le passé mais aussi pour le futur, s’ils veulent garantir la pérennité financière de leur structure.

Pour les cotisations d’ores et déjà versées courant 2020, l’Association ne subit aucune contrainte particulière en termes de remboursement. Cela étant, il lui est toujours possible de décaler les prélèvements s’il est prévu que le paiement de cotisations interviennent par fraction voire même de délivrer des reçus fiscaux au titre du mécénat lorsque l’organisme rempli les critères de l’intérêt général (CGI, art. 200 et 238 bis), solution par ailleurs valable hors situation Covid-19.

III. RESSOURCES AU REGARD DE LA SITUATION COVID-19

En tout état de cause, votre Association doit s’efforcer au maximum de se tenir informée des mesures liées dispositif COVID-19.

Pays d’Aix Associations vous a régulièrement informé par mail de ces règles, possibilités et évolutions. PAA vous donne aussi rendez-vous sur son site internet (www.paysdaixassociations.org).

Vous pouvez joindre les Services de Pays d’Aix Associations par mail, au travers de notre site. Les Journées Infos-Conseils continuent à être organisées par téléphone.

Vous pouvez retrouver des informations parallèles et complémentaires sur les sites internet suivants :