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Assemblées Générales et Approbation des Comptes en période d’État d’Urgence Sanitaire

La Crise Sanitaire actuelle empêche les réunions de plus de 10 personnes. La prudence recommande de suivre ces limitations, alors que le printemps est le moment où, habituellement, la plupart des associations tiennent leurs Assemblées Générales ! Comment faire ?!
L’Ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020, résout ces questions.

I – La Vie Associative et votre Objet vous guident.
Dans la Vie Associative en général et dans votre association en particulier, en période normale comme dans des temps extraordinaires tels qu’aujourd’hui, quelques éléments, peu nombreux, doivent guider vos réflexions et vos décisions :

  •           Votre objet ! Votre association a été créée pour un but particulier, qui est son « Objet statutaire ». Le reste, c’est à dire les statuts, les Dirigeants, leur mode de désignation, les moyens mobilisés (humains : les Bénévoles ; et financiers : l’argent des Bénévoles, des adhérents et des utilisateurs) sont fait pour accomplir cet Objet. C’est en fonction de l’Objet que vous devez mobiliser et gouverner l’association.
  •           Les relations au sein de votre Conseil d’administration et de votre Bureau, c’est-à-dire la gouvernance démocratique de l’association. Il est toujours impérieux de donner des informations sincères, actualisées, claires, qui permettent à chacun de savoir, de comprendre et de décider.
  •           Vos statuts, qui prévoient un certain nombre de procédures et de moyens. Ils ne prévoient pas tout ! Relisez-les, et en cas de difficultés à les mettre en œuvre, débattez-en avec sincérité, en ayant informé vos membres avec suffisamment d’éléments.
  •           Vos Procès-Verbaux et Comptes Rendus de séances, qui ont enregistré vos décisions. Il est important qu’ils soient à jour et qu’ils aient enregistré correctement les décisions. Pour celles-ci privilégiez des votes simples et clairs, après les débats éclairés.

Voilà ; avec ces éléments de clarté et de sincérité vous êtes déjà bien armés pour préparer votre Assemblée Générale et y approuver vos Comptes, quelles que soient les circonstances.
Allons plus loin :

  •           Un point essentiel est de savoir si Votre association bénéficie de subventions publiques !
  •           Leur montant est-il à un niveau qui impose la désignation d’un Commissaire aux Comptes :

o23.000€ de subventions : vous devez avoir signé une convention avec l’autorité qui vous subventionne. Cette convention stipule vos obligations, lisez là. De plus vous devez déclarer vos comptes approuvés à l’AG au Journal Officiel.
o153.000€ de subventions : vous devez avoir un Commissaire aux Comptes. En cas de doute, consultez votre Expert-comptable et parlez avec le Commissaire aux Comptes, ils sont de bon conseil.
o500.000€ de subventions sur 3 ans, les règles qui pèsent sur vous sont particulières. Mais si vous êtes dans ce cas… vous les connaissez !

  •           Si vous avez un Commissaire aux Comptes, celui-ci a-t-il émis son rapport avant ou après le 12 mars 2020 ?
  •           Quelles sont les relations avec vos financeurs, notamment publics ? Bonnes, mauvaises, absence de contacts ?

Souvenez-vous toujours : les obligations comptables des associations ne résultent pas de la Loi du 1er juillet 1901 ! Elles sont en réalité issues de :

  •           De leurs statuts, et de leur règlement intérieur s’il existe ;
  •           Des Lois de la République, et en particulier de celle des Finances et du… Code du Commerce !
  •           De la nature de leur(s) activité(s) (article L.612-1 Code de commerce notamment) :

onotion d’activité économique, d’activité agréée, d’activité soumise à conventionnement…,
odu Compte de Résultat annuel (parfois appelé « chiffre d’affaire »).

  •           De leur ressources en financements :

oExistence de subventions et « origine des fonds » publics (Etat, collectivités locales, autorités publiques) (article L.612-4 du Code de commerce et articles 9-1 et 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000) ;
o« Appel public à la générosité » c’est-à-dire de dons ;
oEn général avec un seuil à 23.000€ et de 153 000€ ;

  •           La présence d’un Commissaire aux Comptes, suivant une éventuelle obligation légale,

oliée à des subventions,
oliée à des financements provenant de la générosité publique,
oet parfois volontaire.

II – Des choses à dire et à écrire.
En général et normalement, quelle que soit leur taille, leur compte de résultat, toutes les associations doivent produire :

  •           Les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexes, à faire adopter par les adhérents ; si votre association est petite, maniant peu d’argent, n’ayant pas de salarié, pas de subvention, ces comptes peuvent être très succincts !
  •           Les rapports – de gestion (ou d’activité), financier -, qui permettent aux adhérents de comprendre l’activité de l’association durant l’année et donc comment leurs cotisations et l’argent de l’association ont été utilisés. Donc concentrez-vous sur ces rapports qui expliquent les choses aux adhérents.
  •           Le cas échéant, tout justificatif des dépenses effectuées.
  •           Pour les associations ayant d’importantes subventions, le Rapport du Commissaire aux Comptes (NB – Le Commissaire aux Comptes ne regarde pas les comptes, mais la manière avec laquelle ils ont été établis ! C’est l’Expert-comptable qui s’intéresse aux comptes eux-mêmes, à savoir si les dépenses et les recettes sont bien placées dans les bonnes lignes par le Comptable et le Trésorier).

Habituellement, ces documents doivent être produits dans des délais bien connus :

  •           Approbation des comptes au plus tard dans les six (6) mois de la clôture de l’exercice clos,
  •           si un Commissaire aux Comptes a été nommé : transmission des comptes arrêtés au moins 45 jours avant la réunion prévue pour leur approbation,
  •           Dans les trois (3) mois suivants leur approbation :

oTransmission des comptes aux Collectivités qui subventionnent (et aux éventuelles « autorités de tutelles » : si tel est votre cas vous le savez),
oEventuellement, publication au Journal Officiel.

III – les dates clefs habituelles :
D’ici au 30 juin 2020, il eût fallu normalement :

  1.        Avoir arrêté les comptes de l’exercice clos le 31 décembre 2019 (sauf si l’exercice habituel est calé sur d’autres dates, en particulier dans le sport, suivant les saisons de compétition),
  2.        Avoir rédigé les différents rapports;
  3.        Avoir transmis les comptes arrêtés (« l’arrêté des comptes » se fait en Conseil d’administration) au Commissaire aux Comptes dans les temps impartis (45 jours avant l’AG),
  4.        Avoir convoqué l’organe « d’approbation des comptes » (habituellement, l’Assemblée Générale Ordinaire, annuelle).

D’ici au 30 septembre, si vous avez des subventions, il aurait fallu normalement avoir communiqué les comptes annuels, le rapport de gestion, le cas échéant, le rapport du Commissaire aux Comptes à vos financeurs, et les avoir publié au JO.

IV – l’Etat d’Urgence Sanitaire :
La loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence face à l’épidémie de COVID 19 a permis au Gouvernement de décréter un « état d’urgence sanitaire » (articles 4 et 22 de la loi n°2020-290), qui reste en vigueur jusqu’au 2 juillet.
L’Interdiction totale des rassemblements, quels que soient leurs motifs, puis désormais, la limitation des réunions à 10 personnes a engendré de nombreuses perturbations :

  •           Difficulté à tenir le Conseil d’administration d’arrêté des Comptes et encore plus l’Assemblée Générale Ordinaire d’approbation des comptes.
  •           Problème pour justifier de l’utilisation des finances et des subventions par l’association à ses Membres et aux financeurs publics.
  •           Risque éventuel de contestation par des Membres ou des Adhérents, des délibérations adoptées par les organes de gouvernance dans ce contexte.

En contrepartie, évidemment, la Loi et le Décret (l’Ordonnance*) aménagent des délais en matière d’approbation des comptes :

  •           Le délai d’approbation des comptes est prorogé de trois (3) mois (article 3 de l’ordonnance n°2020-318).
  •           Le délai de production des comptes rendus financiers exigés dans le cas de subventions publiques est prorogé de trois (3) mois (article 5 de l’ordonnance n°2020-318).

Vous avez donc jusqu’au 30 septembre pour tenir votre Assemblée Générale Ordinaire. De la date de l’AG, vous déduisez la date du Conseil d’administration d’arrêté des comptes et qui doit convoquer l’AG, et la date de transmission des comptes à  votre Commissaire aux Comptes, si vous en avez un.
*Pour lui donner son nom exact : ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des Assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de COVID-19.  Voir aussi Ordonnance 2020-321.

IV – Tenir son Assemblée Générale Ordinaire dans cette période.
Dans les « Statuts » des associations, surtout si ils sont anciens, rien n’est prévu en terme de « réunions à distance », immatérielles, dématérialisées, par internet, par téléphone. L’AG est le moment où les Adhérents se retrouvent !
L’Ordonnance que nous venons de citer prévoit tout ! (n°2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des Assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de COVID-19 ; décret d’application n°2020-418 du 10 avril 2020 portant le même nom ; Rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance n°2020-321 susvisée, au cas où les dispositions des deux textes précédent ne seraient pas suffisamment claires – Voir aussi Ordonnance 2020-318.) ;

  •           Possibilité de convoquer un Conseil d’Administration ou son équivalent pour la tenue d’une réunion par téléconférence ou visioconférence, quel que soit le sujet sur lequel l’organe est appelé à délibérer.
  •           Le Champ d’application de ces textes est net : les associations sont clairement visées (article 1er de l’ordonnance n°2020-312).
  •           Durée : l’Ordonnance vise les réunions se tenant du 12 mars au 31 juillet 2020 (sauf prorogation éventuelle de l’Etat d’Urgence Sanitaire et de l’Ordonnance) (article 11 de l’ordonnance n°2020-312).
  •           Les conditions :
    •   La convocation se fera dans le respect des statuts, à défaut d’autres dispositions prévues par les textes adoptés au titre de l’état d’urgence sanitaire,
    •   La convocation « mentionnera les motifs de la réunion à distance », c’est-à-dire que comme d’habitude il y a un Ordre du Jour auquel il faut ajouter un rappel de l’impossibilité de se réunir normalement à cause de l’Etat d’Urgence Sanitaire…
    •   La convocation rappellera les modalités de déroulement de la réunion, à savoir :
      •          Soit le recours à une consultation écrite. La convocation précise alors l’adresse électronique à laquelle pourront être envoyés les pouvoirs et/ou les instructions de vote,
      •          Soit une réunion dématérialisée (« Visio-Conférence », « Conférence téléphonique »…), la convocation précise alors le dispositif de la réunion permettant :

ol’identification des Membres convoqués,
ola participation effective des membres,
ola transmission de la voix des participants,
ola retransmission simultanée et continue des délibérations,
oles règles de quorum : sont réputés présents les membres participants pouvant être identifiés,
oLes règles de prise de décision, qui peuvent être celles que vous utilisez habituellement !
Concernant l’Assemblée Générale, on adoptera les mêmes règles simples pour la rédaction des convocations.
On indiquera, en sus, que tout document nécessaire aux délibérations pourra suivant vos possibilités, soit :

  •           être adressé par message électronique aux Membres.
  •           Etre disponible sur le site internet de l’association ou sa page de réseau social
  •           Les deux étant préférable pour tout le monde, Dirigeants et Membres.

Cependant, dans tous les cas, les membres doivent être mis en mesure d’exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité, d’une manière éclairée… comme dans toute « AGO » habituelle, c’est la fonction même de l’AGO…
Enfin on prendra soin de rédiger un procès-verbal de l’Assemblée Générale en bonne et due forme, précisant notamment :

  •           l’application de l’article 4 de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020,
  •           La nature de la mesure administrative justifiant le recours à l’article 4 de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020.

(NB – Voir aussi Ordonnance 2020-318.)

Conclusion :
La période actuelle peut sembler « extraordinaire » et donner l’impression de l’indécision ou de l’inconnu.
Il n’en est rien. D’une part le bon sens qui gouverne normalement l’association doit continuer à nous guider. Ensuite la sincérité des débats doit permettre de répondre aux éventuelles questions.
Enfin l’Ordonnance du 2020-321 du 25 mars 2020 donne des bases légales certaines aux adaptations nécessaires.
RESSOURCES AU REGARD DE LA SITUATION COVID-19
Pays d’Aix Associations vous a régulièrement informé par mail de ces règles, possibilités et évolutions. PAA vous donne aussi rendez-vous sur son site internet (www.paysdaixassociations.org).
Vous pouvez joindre les Services de Pays d’Aix Associations par mail, au travers de notre site. Les Journées Infos-Conseils continuent à être organisées par téléphone.
Vous pouvez retrouver des informations parallèles et complémentaires sur les sites internet suivants :
•     Mouvement Associatif : https://lemouvementassociatif.org/covid-19-associations-faire-face-a-la-crise/
•     Institut ISBL : https://institut-isbl.fr/ (rubrique associations)
•     Direction de la Jeunesse, de l’Education Populaire et de la Vie Associative (DJEPVA : https://www.associations.gouv.fr/
•     Ministère de l’emploi : https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/coronavirus-covid-19/
•             Ministère de l’Economie et des Finances : https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises